Dalam sebuah acara resmi dan formal terdapat protokoler yang mengatur agar acara berlangsung lancar. Keprotokolan sendiri ialah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi.
Keprotokolan meliputi tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara pemerintahan atau masyarakat. Hal tersebut sesuai dengan undang-undang No. 9 tahun 2010 dalam pengertian luas keprotokolan adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan atau kantor maupun masyarakat.
Elna Mar’atussholihah, Protokol Universitas Singaperbangsa Karawang mengatakan, ruang lingkup keprotokolan yang pertama, tata tempat, pengaturan tepat bagi pejabat negara pejabat pemerintahan perwakilan negara asing dan atau organisasi internasional serta tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Kedua adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara kenegaraan atau acara resmi.
“Contohnya orang yang bertanggung jawab dalam tata upacara adalah MC, dia bertanggung jawab untuk jalannya acara yang telah ditentukan. Tata upacara ini bukan hanya susunan upacara saja tetapi pengaturan dari siapa saja orang-orang yang akan bertugas,” ungkapnya dalam webinar Gerakan Nasional Literasi Digital 2021 di wilayah Kabupaten Karawang, Jawa Barat, Jumat (15/10/2021).
Pelaksanaan keprotokolan memerlukan keterlibatan banyak pihak lalu bagaimana dengan masa pandemi Covid yang mengharuskan kita menghindari kerumunan. Ada dua hal yang bisa kita lakukan dalam melakukan kegiatan keprotokolan atau acara resmi acara kenegaraan yaitu hybrid meeting dan virtual meeting.
Hybrid meeting merupakan kegiatan menggabungkan antara work from office serta work from home dengan adanya pembatasan durasi jarak serta jumlah undangan. Jadi ketika mengundang para tamu undangan sebuah acara, beberapa tamu undangan VVIP atau VIP saja yang diundang secara langsung ke lokasi.
“Misalnya acara proses dalam pelantikan penerimaan mahasiswa baru. Para senat universitas hadir secara langsung di lokasi dan untuk mahasiswa lainnya hadir secara umum atau menonton via YouTube. Beberapa perwakilan mahasiswa hadir secara langsung ada juga yang di YouTube,” ujarnya.
Prosentase lingkup keprotokolan hybrid meeting untuk tata tempat kita bisa menempatkan tamu undangan dengan layak. Tetapi tidak sesuai dengan ketentuan karena yang hadir sedikit dan jarak tempat duduknya harus berjauhan sangat tidak maksimal untuk menerapkan tata tertib jadi hanya 60% dari idealnya keprotokolan.
Sedangkan untuk tata upacara atau urutan upacara walaupun banyak kegiatan harus kita potong karena tidak dapat terlalu lama. Mereka yang hadir secara langsung itu tidak boleh terlalu lama berada di ruangan itu jadi harus dipotong susunan upacara. Lalu selanjutnya tata penghormatan tidak maksimal karena mungkin saja orang yang ingin kita berikan penghormatan itu tidak berkenan hadir.
Webinar juga menghadirkan pembicara, Andro Hartanto (CEO IOJIN), Littani Watimena (Brand &Communication Strategist), Hanny Hikmayanti, (Koordinator pengembang IT APTIKOM) dan Inayah Chairunissa sebagai Key Opinion Leader.
